O Provedor de Justiça exerce as suas funções com base em queixas que não exigem qualquer formalidade especial. As queixas podem ser apresentadas oralmente ou por escrito, mesmo por simples carta. Devem conter a identidade e a morada do queixoso e, sempre que possível, a sua assinatura.
Quaisquer cidadãos, individual ou colectivamente, podem apresentar queixas relativamente a factos que por qualquer forma cheguem ao seu conhecimento. A queixa não depende de interesse directo, pessoal no caso, nem de quaisquer prazos, o que significa que os cidadãos podem denunciar ao Provedor de Justiça todas as situações de violação de direitos fundamentais a que tenham apenas assistido.
As queixas podem ser apresentadas directamente ou através de qualquer agente do Ministério Público, que as transmitirá de imediato. Quando não forem apresentadas em termos adequados, é ordenada a sua substituição. Actualmente os cidadãos têm à sua disposição um formulário na Internet para apresentar as queixas.
CONST
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Lei n.º 9/91, de 9 de Abril, artigos 24.º–27.º