Por regra, o nascimento deve ser declarado por um dos progenitores, no prazo de 20 dias contados da data do nascimento.

O nascimento ocorrido em Portugal pode ser declarado por via eletrónica, presencialmente em qualquer conservatória do registo civil ou, quando tal seja possível, na unidade de saúde onde o nascimento ocorreu ou para onde a mãe tenha sido transferida. Neste último caso, a declaração deve ser feita até ao momento em que a mãe receba alta.

A declaração de nascimento deve ser feita pelos progenitores ou outros representantes legais do menor, ou por quem seja por eles mandatado por escrito particular. Pode ainda ser feita pelo parente capaz mais próximo que tenha conhecimento do nascimento. No entanto, a declaração por via eletrónica e a declaração presencial na unidade de saúde apenas podem ser feitas pelos progenitores.

Quem declara o nascimento deve, sempre que possível, identificar a mãe da criança, exibir os documentos de identificação dos pais e fornecer os elementos necessários ao assento de nascimento, designadamente o nome próprio e os apelidos da criança, o sexo, a data do nascimento e, se possível, a hora exata, bem como a naturalidade, a identificação dos pais e o nome completo dos avós.

Se o nascimento ocorrer numa unidade de saúde onde não seja possível fazer a declaração, ou se ocorrer fora de uma unidade de saúde, deve ser apresentado documento que comprove a ocorrência do parto e indique a mãe.

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