Em Portugal, salvo algumas excepções (por ex., segredo de Estado), os cidadãos têm direito de acesso aos documentos administrativos, sem que seja necessário invocar qualquer interesse que justifique o acesso pretendido.

Esses documentos incluem todos e quaisquer suportes de informação — não apenas escritos em papel mas igualmente gráficos, sonoros, visuais, informáticos ou de qualquer outra natureza — detidos ou elaborados pela Administração Pública. Entre eles incluem-se instruções, processos, relatórios, pastas, pareceres, actas, autos, ordens de serviço, estudos, estatísticas, etc.

O acesso faz-se em quatro modalidades essenciais: consulta de documentos existentes; reprodução de documentos; prestação de informação sobre a sua existência e conteúdo; e emissão de certidões. 

Embora a lei siga os princípios da transparência, o direito de acesso é restringido relativamente a alguns tipos de documentos, tais como:  

- documentos que contenham informações cujo conhecimento possa pôr em risco ou causar dano à segurança interna e externa do Estado;

- documentos referentes a matérias em segredo de justiça;

- documentos administrativos preparatórios de uma decisão ou constantes de processos não concluídos, cujo acesso pode ser diferido até à tomada de decisão, ao arquivamento do processo ou ao decurso de um ano após a sua elaboração;

- inquéritos e sindicâncias, cujo acesso tem lugar após o decurso do prazo para eventual procedimento disciplinar.

Tratando-se de documentos com dados pessoais sobre alguém identificado ou identificável ou que contenham apreciações ou juízos de valor ou se encontrem abrangidas pela reserva da intimidade da vida privada, a lei determina que sejam facultados somente a quem dizem respeito, a terceiros com autorização escrita dessa pessoa ou a terceiros que demonstrem — não basta alegar, é preciso demonstrar — ter um interesse directo, pessoal e legítimo. Se a informação respeitar à saúde, o acesso quer pelo próprio quer por terceiros autorizados faz-se através de um médico.

Os funcionários da Administração  devem auxiliar o público na identificação dos documentos pretendidos, designadamente explicando a organização dos seus arquivos e registos. O acesso aos documentos deve ser solicitado por escrito mediante requerimento, ainda que possam aceitar-se pedidos verbais quando a lei o determine. Os documentos serão transmitidos em forma inteligível e — tratando-se de reproduções ou prestação de informações — em termos rigorosamente correspondentes ao conteúdo do registo. A lista das taxas a cobrar pelas reproduções e certidões deve ser afixada em lugar acessível ao público.

Em casos de falta de resposta, indeferimento ou outra decisão limitadora do acesso a documentos administrativos, o requerente pode queixar-se à Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos. As queixas pressupõem pedido escrito de acesso ou, no mínimo, a formalização por escrito do indeferimento do pedido verbal. 

As regras acima descritas não se aplicam aos documentos notariais e registrais, aos documentos de identificação civil e criminal e aos documentos depositados em arquivos históricos.

CONST

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