O relatório de inspecção é um documento que a administração tributária elabora no final do procedimento de inspecção. Contém indicação dos factos e da prova, bem como do suporte legal relativos à inspecção e deve ser devidamente fundamentado. Pode ter efeitos vinculativos para a administração tributária se o contribuinte pedir o seu sancionamento — isto é, uma validação oficial do relatório, que vincule a administração tributária a não agir em sentido diverso daquele que dele consta (excepto se entretanto for descoberto algum crime fiscal) por um determinado período. O procedimento de inspecção considera-se concluído no momento em que este relatório é notificado ao contribuinte.

O auto de notícia é o documento que a administração tributária ou a polícia elaboram quando verificam que certo contribuinte cometeu uma contra-ordenação (infracção administrativa) ou um crime (infracção penal) tributários. Através do auto, um funcionário da administração tributária ou agente da polícia declara que verificou pessoalmente a prática de uma dessas infracções e descreve os seus contornos.

O auto de notícia conduz à abertura de um processo sancionatório: contra-ordenacional (em virtude do qual pode vir a ser aplicada ao contribuinte uma coima, ou seja uma sanção pecuniária) ou penal (em virtude do qual pode vir a ser aplicada ao contribuinte uma pena de prisão ou de multa).

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Em termos genéricos, os funcionários em serviço de inspecção tributária podem desenvolver «todas as diligências necessárias ao apuramento da situação tributária dos contribuintes».

Têm designadamente os seguintes poderes ou prerrogativas:

— livre acesso às instalações da entidade inspeccionada pelo período necessário ao exercício das suas funções;

— exame, requisição e reprodução de documentos (mesmo que em suporte informático) que se encontrem em poder das pessoas visadas pela inspecção;

— recebimento de informações e exame de documentos ou outros elementos em poder de quaisquer serviços, estabelecimentos e organismos do Estado;

— recebimento de esclarecimentos por parte de técnicos oficiais de contas e revisores oficiais de contas sobre a situação tributária das entidades a quem estes prestem ou tenham prestado serviço;

— requisição, às autoridades policiais e administrativas, da colaboração necessária ao exercício das suas funções, no caso de ilegítima oposição do contribuinte à realização da inspecção.

Para garantir a aquisição e conservação de prova, os referidos funcionários podem ainda adoptar medidas cautelares, como apreender elementos de escrituração ou quaisquer outros elementos (mesmo que em suportes informáticos) comprovativos da situação tributária sob inspecção, selar quaisquer instalações, sempre que necessário para que a inspecção seja eficaz ou para combater a fraude fiscal, ou visar, quando isso for conveniente, livros e demais documentos pertinentes.

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Os funcionários fiscais estão enquadrados em equipas, sendo os actos de inspecção realizados por um ou mais funcionários, conforme a sua complexidade, e orientados por um coordenador de equipa. A lei estabelece que o início de um procedimento de inspecção depende de os funcionários se acharem credenciados e de terem consigo o seu cartão profissional ou outra identificação emitida pelos respectivos serviços. São estes os documentos cuja apresentação se pode exigir.

A credenciação consiste, em regra, numa ordem de serviço emitida pelo serviço competente para a inspecção que deve conter os seguintes elementos: número de ordem, data de emissão e identificação do serviço responsável pelo procedimento de inspecção; identificação do funcionário ou dos funcionários incumbidos da prática dos actos de inspecção, do respectivo chefe de equipa e da entidade a inspeccionar, bem como do âmbito e da extensão da acção de inspecção.

A lei prescinde da ordem de serviço em certos casos — por exemplo, quando as acções de inspecção tiverem por objectivo a consulta, a recolha e o cruzamento de elementos, o controlo de bens em circulação ou o controlo de contribuintes não registados. Nesses casos, bastará ao funcionário apresentar uma cópia do despacho do superior hierárquico que ordenou a inspecção. O despacho deve referir os objectivos do dito procedimento ou acto, a identidade da entidade a inspeccionar e a dos funcionários incumbidos de executar a inspecção.

Se os funcionários não se encontrarem credenciados, o cidadão pode opor-se legitimamente à inspecção.

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